Die Kasse als System – mehr als reine Preiserfassung
Ein Kassensystem bietet, im Vergleich zu mechanischen, nicht vernetzten einzelnen Registrierkassen, eine Vielzahl von Vorteilen im Geschäftsalltag und in der Buchführung.
Allerdings sind Kassensysteme in vielfältigen Ausführungen vorhanden, sodass die Entscheidung für oder gegen ein System nur mit der umfänglichen Kenntnis der persönlichen Anforderungen und des am Markt vorhandenen Angebotes getroffen werden kann.
Möglichkeiten eines Kassensystems
Ein Kassensystem bezeichnet eine EDV-Lösung, bestehend aus mindestens einer elektronischen Registrier- oder PC-Kasse mit angebundenen Peripheriegeräten oder -software. PC-Kassen und elektronische Registrierkassen unterscheiden sich an einigen Stellen, vor allem aber bei den verwendeten Betriebssystemen und in der Art der Datenspeicherung. Während eine PC-Kasse meist ein marktgängiges Betriebssystem verwendet, bedienen sich elektronische Registrierkassen häufig eigenständiger, sogenannter proprietärer Betriebssysteme. Die erhobenen Daten werden von PC-Kassen auf einem internen Datenträger gesichert oder zur externen Archivierung direkt übermittelt. So können Geschäftsdaten beispielsweise in die Cloud ausgelagert werden, um unter anderem auch gleichzeitig ein Sicherheitsbackup der lokal gespeicherten Daten zu erzeugen.
Elektronische Registrierkassen speichern die Daten in den meisten Fällen auf einem Datenträger direkt in der Kasse. Bei einer Entscheidung für eine der beiden Kassenarten sollten in jedem Fall steuerrechtliche Pflichten und diesbezügliche Geschäftsabläufe berücksichtigt werden.
Die Kasse ist also Bestandteil des Kassensystems und beinhaltet die Kassensoftware, die den Kassiervorgang abbildet und den Geschäftsfall dokumentiert. In den meisten Fällen wird dieses System noch um mehrere Hardwarekomponenten ergänzt. Vom Bondrucker bis zum Barcodescanner sind hierbei vielfältigste Ausführungen möglich, die in Abhängigkeit des Einsatzzweckes zu wählen sind.
Kassensystem für Handel oder Kassensystem für Gastronomie
Grundsätzlich können Kassensysteme in zwei Kategorien unterteilt werden. In der Gastronomie muss ein Kassensystem nicht nur die Funktion einer Registrierkasse erfüllen, sondern darüber hinaus dient es häufig auch als Bestell- und Informationssystem. Im Handel hingegen müssen Kassensysteme vielfältig verknüpfte Daten kommunizieren und ausgeben. Häufig findet sich hier auch eine direkte Anbindung an eine Materialwirtschaft oder Buchhaltung.
Kassensystem für die Gastronomie: Was ist zu beachten?
Die Kassensysteme für gastronomische Zwecke unterscheiden ihrerseits zwischen Systemen für die Gastronomie mit Tischen und Systemgastronomie bzw. Fast Food-Restaurants, die keine Tischbedienung anbieten.Bei der Gastronomie mit Tischen werden immer häufiger kleine, tragbare Komponenten in Form von Pocket-PCs oder PDAs als mobile Kasse verwendet. Über sie können Bestellungen aufgegeben, an die Küche weitergeleitet und abgerechnet werden. Zu beachten ist dabei, dass speziell angepasste mobile Kassen verwendet werden, die im hektischen Alltagsgeschäft auch einmal herunterfallen oder nass werden können, ohne dass sie gleich beschädigt sind. Um den Komfort der mobilen Kassen uneingeschränkt nutzen zu können, sollten Sie auf jeden Fall auf eine ausreichende Funkausleuchtung achten. Die meisten Systeme können aber mit einem handelsüblichen Access-Point (Antenne) kombiniert werden.
Für die Systemgastronomie bzw. Gastronomie ohne Tischbedienung eignen sich hingegen eher stationäre Systeme. Sie ähneln in großen Teilen den Kassensystemen für den Handel.
Kassensysteme für den Handel: Welche Möglichkeiten gibt es?
Die meisten Kassensysteme für den Handel werden heute schon standardmäßig mit einem Thermodrucker angeboten, über den eine Rechnung bzw. ein Bon ausgedruckt werden kann. Weitere Komponenten können beispielsweise ein EFT-Zahlungsterminal, ein Barcodescanner oder auch eine Kundenanzeige sein. Wenn Sie vor der Entscheidung stehen, welches Kassensystem das passende für Sie ist, machen Sie sich eine Vorstellung davon, welche Hardwarekomponenten Sie benötigen, indem Sie sich einen repräsentativen Geschäftsvorgang vergegenwärtigen. Der Vorgang an der Kasse sollte für die Kassiererin/den Kassierer einfach und schnell zu bewältigen sein und gleichfalls komfortabel und übersichtlich für den Kunden. Zur Auswahl der notwendigen Software sollte auch hier ein Anforderungskatalog bestehen, der auch buchhalterische Vorgänge berücksichtigt. Brauchen Sie z. B. eine Stornofunktion, Rabatttasten, Personalkontrollen, verschiedene Mehrwertsteuer-Sätze, Schnittstellen zu PCs, Ausgabe von Nettobeträgen usw.?
Behördliche Anforderungen an Kassen
Steuerpflichtige Unternehmen, die Registrierkassen führen, haben die Pflicht zur Dokumentation von Kassendaten. Diese Aufzeichnungsverpflichtung wird durch professionelle Kassensysteme einfach und automatisiert möglich. Auf diese Weise können Unterlagen von Geldgeschäften aufbewahrt und jederzeit einer Kontrolle unterzogen werden. Die Anforderung der deutschen Finanzbehörden an Kassensysteme finden sich in den GDPdU. Diese Abkürzung steht für die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“.
Die eingesetzten Geräte am Point of Sale müssen demnach gewisse technische Mindestanforderungen erfüllen. Auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums können Sie sich umfassend über Ihre Pflichten zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Kassiertätigkeiten informieren.